Leuk verhaal, Sandra, dat doelen stellen. “Ik kan niet alles tegelijk! Ik wil het wel, helaas kan ik mijn tijd maar 1x uitgeven, dus wel graag goed.” Ja, dat begrijp ik en ik ken de struggle. Vol plannen zitten, naast alles wat al in mijn agenda staat en ook nog sociale afspraken. En oh ja, ik moest ook nog ergens 3x per week sporten. Hellup!

 

Vloeit er bloed?

Om prioriteiten te geven aan mijn plannen, taken en “to dos” heb ik jaren geleden al een leuke truc geleerd van een trainer. Stel de vraag “Vloeit er bloed als je dit niet NU oppakt?” Variant is “Vallen er doden of gewonden?” of de prachtige zakelijke variant “Waar lekt geld weg?”. Is het antwoord op de vraag “Nee” is in ieder geval de ergste druk van de ketel. Het hoeft niet NU onmiddellijk.

 

De klemtoon verplaatsen

Een andere mooie truc om prioriteit van een taak te bepalen is de vraag: “moet ik dit nu doen?” 5 x stellen met iedereen keer de klemtoon op een ander woord. Dus “MOET ik dit nu doen?” naar “moet IK dit nu doen?” en eindigen met “moet ik dit nu DOEN?”. Als ergens het antwoord “Nee” is, is ook de directe urgentie weg. Geldt de “nee” bij klemtoon op “ik”, delegeer de taak dan naar iemand anders. Geldt de “nee” bij klemtoon op “nu”, plan de taak dan in (en niet vanmiddag). Zo pel je je hele lijstje af tot je alle taken hebt gedelegeerd, ingepland, afgevoerd (niet belangrijk voor je, nu niet en wellicht nooit niet) of direct uitgevoerd (quick wins, simpele taken).

 

Hulpjes

Bij prioriteren en plannen kun je allerlei hulpmiddelen gebruiken, van een vel papier en een paar post-its tot de meest geavanceerde planningsapps. Enkele van de bekendere apps om te gebruiken bij prioriteren en takenlijsten organiseren zijn Trello, TeamGantt en Asana. De apps hebben allemaal hun voor- en nadelen, dat bepaalt eenieder voor zichzelf op basis van eigen criteria: Wat wil ik dat de app me biedt? Wil ik er voor betalen? Hoe grafisch/visueel of juist tekstueel moet de app zijn?

Ik werk zelf graag met Asana, het biedt mij de flexibiliteit die ik graag wil en het geeft mijn projecten en taken visueel overzichtelijk weer. Wat is jullie voorkeur om je planning en takenlijst vast te leggen? Laat het me weten in een comment.

× Hoe kan ik je helpen?